Polityka prywatności Złoty Konwój Transport

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Złoty Konwój Transport z siedzibą na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: „Spółka” lub „Administrator”), prowadzącą działalność w branży transportu i logistyki.

1.2. Polityka ma zastosowanie do wszystkich osób, których dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, w szczególności: klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów, przedstawicieli kontrahentów, kierowców, osób kontaktowych, użytkowników strony internetowej oraz osób kontaktujących się z Administratorem za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji.

1.3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami szczególnymi odnoszącymi się do usług transportowych i logistycznych na terytorium Polski.

2. Administrator danych

2.1. Administratorem danych osobowych jest: Złoty Konwój Transport (dalej: „Administrator”).

2.2. Z Administratorem można skontaktować się w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności w celu realizacji praw osoby, której dane dotyczą, za pośrednictwem danych kontaktowych podawanych przez Spółkę (np. na stronie internetowej, w korespondencji lub dokumentach umownych).

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

3.1. W związku z prowadzoną działalnością w zakresie transportu i logistyki Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości (jeżeli jest to niezbędne i dopuszczalne przepisami prawa),
• dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, adres do korespondencji, adres e‑mail, numer telefonu,
• dane dotyczące rozliczeń i płatności: numer rachunku bankowego, dane do faktur, informacje o dokonanych płatnościach i rozliczeniach,
• dane związane z realizacją usług transportowych i logistycznych: informacje o przesyłkach, ładunkach, miejscach nadania i dostawy, trasach przejazdu, terminach realizacji, dane osób upoważnionych do odbioru towaru,
• dane zawarte w korespondencji oraz przekazywane w trakcie kontaktu z Administratorem (telefonicznie, mailowo, za pośrednictwem formularzy lub innych kanałów komunikacji),
• dane kierowców i osób wykonujących przewozy na rzecz lub w imieniu Administratora, w tym dane niezbędne do planowania tras, ewidencji czasu pracy, rozliczeń oraz zapewnienia bezpieczeństwa transportu.

3.2. Podanie danych osobowych może być:

• dobrowolne – lecz konieczne do skorzystania z określonych usług lub nawiązania współpracy,
• obowiązkowe – gdy taki obowiązek wynika z przepisów prawa (np. w zakresie dokumentacji księgowej, podatkowej lub transportowej).

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług transportowych i logistycznych – art. 6 ust. 1 lit. b RODO:

• przyjmowanie zleceń transportowych,
• organizacja przewozu, planowanie tras, koordynacja dostaw i odbiorów,
• kontakt związany z realizacją umowy,
• rozpatrywanie reklamacji i zgłoszeń związanych z usługami.

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c RODO:

• prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej,
• przechowywanie dokumentów w wymaganych prawem okresach,
• wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów o transporcie drogowym, przewozie towarów, przepisów celnych oraz BHP.

(c) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO:

• dochodzenie i obrona roszczeń,
• zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia i transportu,
• prowadzenie wewnętrznych analiz, statystyk, raportowania i usprawniania procesów logistycznych,
• utrzymywanie kontaktu biznesowego z klientami i kontrahentami,
• zapobieganie nadużyciom i oszustwom.

(d) Przetwarzanie danych na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO:

• przesyłanie treści marketingowych (np. informacji handlowych, ofert, newsletterów) wyłącznie w zakresie i formie, na jaką osoba wyraziła zgodę,
• inne cele, o których osoba, której dane dotyczą, jest każdorazowo informowana przy zbieraniu zgody.

4.2. Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w każdej chwili ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wyżej wskazanych celów:

• podmiotom współpracującym przy realizacji usług transportowych i logistycznych (np. podwykonawcom, przewoźnikom, firmom kurierskim, operatorom magazynowym),
• dostawcom usług IT i systemów informatycznych (np. systemów do zarządzania flotą, platform logistycznych, systemów księgowych),
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, doradcze, prawne, windykacyjne,
• instytucjom finansowym i bankom w zakresie rozliczeń i płatności,
• organom administracji publicznej, służbom kontrolnym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organy skarbowe, organy ścigania, inspekcje transportowe).

5.2. Odbiorcy danych są zobowiązani do zachowania poufności oraz przetwarzania danych zgodnie z przepisami prawa oraz zawartymi z Administratorem umowami powierzenia lub innymi właściwymi porozumieniami.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

6.1. Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że jest to niezbędne do realizacji konkretnego zlecenia transportowego lub logistycznego obejmującego kraje spoza EOG albo wynika z korzystania z określonych narzędzi informatycznych.

6.2. W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane przez okres:

• niezbędny do realizacji umowy oraz świadczenia usług transportowych i logistycznych,
• wymagany przepisami prawa (np. w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej),
• konieczny do dochodzenia lub obrony roszczeń, z uwzględnieniem okresów przedawnienia wynikających z przepisów prawa,
• do czasu wycofania zgody – w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, o ile dalsze przetwarzanie nie będzie uzasadnione inną podstawą prawną.

7.2. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Osobom, których dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane oraz wglądu do nich,
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych – gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych – np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych lub podstawa ich przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym w art. 20 RODO,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w szczególności, gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora lub gdy dane są przetwarzane w celach marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie – w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

8.2. Realizacja powyższych praw może nastąpić poprzez kontakt z Administratorem z wykorzystaniem dostępnych danych kontaktowych.

8.3. Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych w Polsce, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

9.1. Co do zasady Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

9.2. Jeżeli w przyszłości takie działania zostałyby wprowadzone, Administrator zapewni ich zgodność z obowiązującymi przepisami oraz poinformuje o tym osoby, których dane dotyczą, wskazując podstawę prawną, zasady oraz konsekwencje takiego przetwarzania.

10. Bezpieczeństwo danych

10.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych, w szczególności zabezpieczające dane przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem lub bezprawnym ujawnieniem.

10.2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora, które zostały przeszkolone w zakresie zasad ochrony danych osobowych i zobowiązane do zachowania poufności.

11. Pliki cookies i dane eksploatacyjne (jeżeli dotyczy)

11.1. Jeżeli Administrator prowadzi stronę internetową, może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celach technicznych, analitycznych i statystycznych, jak również w celu dostosowania treści i funkcjonalności strony do potrzeb użytkowników.

11.2. Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym ograniczyć ich stosowanie lub je usunąć. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje dostępne na stronie internetowej.

11.3. Szczegółowe informacje dotyczące stosowania plików cookies mogą zostać przedstawione w odrębnej polityce cookies, dostępnej na stronie internetowej Administratora (jeżeli jest prowadzona).

12. Zmiany Polityki prywatności

12.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• zmian w zakresie działalności Administratora,
• wprowadzenia nowych usług lub narzędzi wpływających na sposób przetwarzania danych osobowych.

12.2. Zmieniona Polityka prywatności będzie publikowana w aktualnej wersji w miejscu zwyczajowo przyjętym przez Administratora (np. na stronie internetowej) i obowiązuje od dnia jej opublikowania, chyba że inaczej określono.

13. Kontakt

13.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, należy kontaktować się z Administratorem korzystając z danych kontaktowych udostępnianych przez Złoty Konwój Transport w ramach bieżącej działalności (np. na stronie internetowej, fakturach, umowach lub innych dokumentach).